Theo Thông tư, nguyên tắc sử dụng hòm thư góp ý và xử lý thư phản ánh, kiến nghị của nhân dân bao gồm: Tuân thủ pháp luật, bảo đảm quyền phản ánh, kiến nghị của công chức, viên chức, người lao động, của người dân về hoạt động của các cơ sở y tế; công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền, trách nhiệm trong việc tiếp nhận, xử lý và công bố kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định của pháp luật; không lợi dụng hòm thư góp ý để tố cáo sai sự thật, đả kích, bôi xấu làm ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động của cá nhân, tổ chức được góp ý; không lợi dụng hòm thư góp ý để tố cáo sai sự thật, đả kích, bôi xấu làm ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động của cá nhân, tổ chức được góp ý.

Hòm thư góp ý được đặt tại nơi dễ nhận thấy, đông người qua lại; được treo cố định trên tường, độ cao cách nền nhà khoảng 1,5m. Đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, tại khoa/phòng khám bệnh, mỗi khoa lâm sàng, cận lâm sàng, phòng chức năng, hành chính thực hiện dịch vụ công ít nhất phải có 01 hòm thư góp ý. Trên Hòm thư góp ý phải có dòng chữ in hoa “Hòm thư góp ý” ở phía trên, chính giữa mặt chính hòm thư và tên cơ sở y tế ở phía trên bảo đảm rõ ràng, dễ đọc, màu sắc chữ phải tương phản với màu của hòm thư. Kích thước của hòm thư góp ý tối thiểu phải bảo đảm chiều cao, chiều ngang và độ dày tương ứng là: 40 cm, 30cm, 20cm. Khe bỏ thư góp ý phải có kích thước dài tối thiểu 20 cm và rộng từ 0,5 đến 01cm. Hòm thư có ngăn để mẫu thư góp ý ở phía sau. Màu sắc của hòm thư góp ý do cơ sở y tế quyết định và phải bảo đảm tương phản với màu nền tại khu vực đặt hòm thư góp ý để người dân dễ nhận biết.
Mỗi cơ sở y tế phải thiết kế, in sẵn mẫu thư góp ý với các nội dung: Họ tên, địa chỉ người viết thư, nội dung phản ánh, kiến nghị đề xuất, ký tên hoặc không cần ký tên.
Định kỳ 01 lần/01 tuần, cơ sở y tế tổ chức mở hòm thư góp ý vào một thời điểm nhất định, phù hợp do Thủ trưởng cơ sở y tế quy định. Việc mở hòm thư góp ý được theo dõi bằng sổ mở hòm thư góp ý. Định kỳ hằng tháng, cơ sở y tế thống kê, tổng hợp số lượng đơn, thư đã nhận được từ hòm thư góp ý, phân loại, số đơn, thư đã giải quyết hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Cơ quan quản lý có thẩm quyền phải tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả tiếp nhận, xử lý đơn thư; khen thưởng kịp thời cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc tiếp nhận, xử lý thư góp ý; xử lý nghiêm minh những hành vi thực hiện không đúng quy trình quy định về tiếp nhận, xử lý thư góp ý.
Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 01/12/2015.
Chi tiết Thông tư số 25/2015/TT-BYT